Hvordan har du det når du vender tilbage efter en god, lang ferie, og åbner indbakken op på arbejdet? For mange er indbakken en stress-faktor, for med den frihed og fart denne hurtige og billige kommunikationsform giver, kommer der automatisk en forventning om at vi (næsten) altid står til rådighed og er klar til at besvare hvad der måtte lande i indbakken.

På Elektronista kan du læse om hvordan du på nul komma fem kan få en super organiseret indbakke med absolut ingen mails i. Det lyder lokkende, men for at opnå dette anbefales det også at du besvarer mails med det samme som de kommer. I en tid hvor vi altid er online og kæmper med koncentrationen kan dette være en rigtig dårlig strategi, og særligt hvis man i forvejen let bliver stresset, eller blot er knudepunkt for en pokkers masse online kommunikation.

Men du behøver ikke være slave for din indbakke, og det er vigtigt at du sætter grænser for din online tilstedeværelse, hvis du gerne vil blive bedre til at være i nuet, og oprigtigt kan slappe af når du forlader kontoret.

Hvis du gerne vil reducere stressfaktoren i din indbakke, så kommer der her konkrete råd til hvad du kan gøre:

Sæt grænser

En sikker vej mod stress er ved altid at være online, også selvom du ikke sidder med telefonen i hånden. Sæt klare grænser for din egen og din kollegers skyld, så alle ved, at når klokken er 17.00 er du offline og besvarer ikke mails. I nødsituationer kan du lave en aftale med dem om, at de kan ringe direkte på telefonen.

På den måde er der ingen der forventer at du tjekker din mail kl. 20 om aftenen midt i primetime, og du får et tiltrængt frirum, hvor du kan dyrke nærværet med mand, børn og egne interesser. Vender man det om kan man sige, at du samtidig giver dine kolleger muligheden for at gøre det samme for dem selv.

Lav et system

Havner alle mails i en lang liste kan du hurtigt miste overblik. En god idé kan derfor være, at lave et sorteringssystem som mailsene inddeles i. Det kunne f.eks. være mapper der hed “haster”, “kig på senere” osv. På den måde skal du ikke tage stilling til alt, lige nu og her, og kan sætte tid af i løbet af dagen eller ugen til at håndtere enkelte mapper.

Prøv f.eks. at se videoen herunder hvor iværksætteren Martin Thorborg fortæller, hvordan han organiserer og administrerer de mange(!) mails han dagligt får, så han undgår stress.

 

Drop notifikationerne

Bimler og bamler det på computer, telefon og tablet hver gang du modtager en mail? Så er det måske en idé at slå notifikationerne fra. En notifikation om at der nu ligger en besked der afventer svar forstyrrer din koncentration, og selvom det kun tager få sekunder at skimme mailen, så kan det tage op til femten minutter at genvinde koncentrationen.

 

Undgå følsomme emails

Du kender det sikkert godt; misforståelser opstået på baggrund af en mail. Når vi skriver er vi gode til at tolke: hvad betyder det hvis der står fem udråbstegn efter sætningen, er personen sur på mig? Hvorfor er der ingen smiley? Og hvorfor skrev han/hun ikke tak for hjælpen?

Derfor kan det også være en rigtig god idé, hvis du ikke tager følelsesladet emner op i en mail – noget som der er stor risiko for kan blive misforstået. Det vil blot skabe unødvendig frustration og stresse alle parter.

 

Sænk hastigheden

Jo hurtigere du svarer på en mail, jo hurtigere forventer dem du har sendt den til, at de skal svare. Det kan altså hurtigt blive en ond cirkel hvor du selv, og dem du kommunikerer med kan pace og stresse hinanden til at være lynhurtig på tasterne.